Devant le développement de nouveaux outils de communication, le Barreau de Laurentides-Lanaudière porte une attention particulière à la protection des renseignements personnels de ses clients et d’autres particuliers qui consultent son site web.
Dans un souci de transparence et une volonté de maintenir le public informé, le Barreau de Laurentides-Lanaudière vous présente sa politique de confidentialité
(la « Politique »).
Cette Politique vise à vous renseigner sur la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels.
LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS EN BREF
Un renseignement personnel est une information personnelle (notamment, le nom, l’adresse du domicile, le numéro de téléphone, l’adresse courriel personnelle, les numéros d’identification tels le numéro d’assurance sociale ou le numéro de passeport et les informations financières) sur une personne physique identifiée ou identifiable.
Les renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires, tel le titre, la fonction, l’adresse courriel et le numéro de téléphone professionnel d’une personne.
Dans le cadre d’une prestation de services juridiques, le Barreau de Laurentides-Lanaudière collecte, utilise et communique vos renseignements personnels de manière à minimiser les atteintes à votre vie privée. Ainsi, le Barreau de Laurentides-Lanaudière ne collecte que les informations nécessaires à l’accomplissement de son mandat et seulement pour les raisons énumérées dans la Politique.
RAISONS DE LA COLLECTE DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels peut être faite pour les raisons suivantes :
COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À DES TIERS
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière ne transfert, ne vend ou ne cède aucun renseignement personnel à des tiers.
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière peut toutefois communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers dans le cadre de la prestation de services juridiques, administratifs ou de stockage ou d’hébergement infonuagique. Ces fournisseurs de services traitent vos renseignements personnels pour notre compte et à notre demande.
Ils ne sont pas autorisés à communiquer vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les cas où la loi l’exige.
Les fournisseurs de services sont liés par des ententes ou des contrats qui assurent la protection de vos renseignements personnels et la prestation d’un niveau de protection comparable à celui du Barreau de Laurentides-Lanaudière.
Outre les raisons citées ci-haut, nos professionnels peuvent et doivent, sous réserve de leur obligations déontologiques et professionnelles, communiquer vos renseignements personnels à des tiers lorsque requis ou autorisé par la loi. C’est le cas notamment lorsqu’il s’agit de se conformer à une ordonnance de la cour, à une loi ou un règlement, d’exécuter un contrat ou pour toute question relative à la fraude.
LIMITE À LA COLLECTE ET À L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière s’efforce de collecter, utiliser et communiquer uniquement les renseignements personnels nécessaires pour accomplir le mandat que vous nous confié et ce, dans le plus grand respect de votre vie privée. Le Barreau de Laurentides-Lanaudière traite vos renseignements avec soin et diligence. Le Barreau de Laurentides-Lanaudière n’utilise pas les renseignements personnels collectés pour d’autres raisons que celles prévues dans la Politique à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou selon ce que la loi permet ou exige.
Dans le cas où la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels seraient nécessaires pour d’autres raisons que celles identifiées, le Barreau de Laurentides-Lanaudière déploiera les meilleurs efforts pour obtenir le consentement directement de tout intéressé. Par ailleurs, si vous nous transmettez des renseignements personnels concernant une autre personne, vous déclarez que vous avez obtenu les autorisations et les consentements nécessaires sans que le Barreau de Laurentides-Lanaudière soit tenu d’effectuer des vérifications additionnelles.
CONSENTEMENT
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière s’assure de vous fournir les informations nécessaires et complètes afin d’obtenir votre consentement libre et éclairé sur les raisons pour lesquelles nous collectons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels. Le Barreau de Laurentides-Lanaudière s’engage également à n’utiliser et communiquer vos renseignements personnels qu’aux fins compatibles à celles pour lesquelles ils ont été recueillis.
Dans les cas exceptionnels prévus par la loi, le Barreau de Laurentides-Lanaudière n’obtiendra pas votre consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements. Ce sera généralement le cas lorsqu’un client nous fournit des renseignements personnels sur un tiers alors que ces renseignements s’avèrent utiles pour représenter ou conseiller notre client, lorsque l’obtention du consentement de la personne visée est impossible ou peu pratique pour des raisons de sécurité ou des raisons judiciaires ou médicales ou encore lorsque l’utilisation d’un renseignement personnel est nécessaire pour prévenir ou détecter de la fraude.
En fournissant vos renseignements personnels au Barreau de Laurentides-Lanaudière dans le cadre d’une prestation de services juridiques, vous consentez à ce que le Barreau de Laurentides-Lanaudière puisse collecter, utiliser et communiquer vos renseignements personnels pour les raisons prévues à la Politique. Vous consentez également à ce que le Barreau de Laurentides-Lanaudière puisse conserver vos renseignements personnels dans ses archives à la suite de la fermeture de votre dossier. Votre consentement peut être donné par écrit, que ce soit dans le formulaire d’ouverture de votre dossier, par courriel ou sur tout autre document ou verbalement.
Consentement à l’égard de fins secondaires
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière pourrait demander votre consentement pour utiliser vos renseignements personnels dans l’un ou l’autre des objectifs secondaires suivants : (1) alimenter nos systèmes de gestion des connaissances et nos bases de données, (2) communiquer avec vous afin de réaliser des études de marché et d’évaluer le service rendu et la satisfaction des clients.
Le cas échéant, nous vous demanderons de façon explicite si vous consentez à ce que nous utilisions vos renseignements personnels pour ces objectifs secondaires.
RETRAIT DU CONSENTEMENT
Votre consentement à l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels peut être retiré en tout temps, en communiquant à notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées plus bas. Vous pouvez aussi changer d’idée et retirer votre consentement pour l’un ou l’autre des secondaires identifiés ci-dessus. Le retrait de votre consentement est toutefois soumis aux restrictions d’ordres légales et contractuelles applicables le cas échéant.
MOYENS POUR ASSURER LA SÉCURITÉ DE VOS RENSEIGNEMENTS
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière assure la sécurité et la confidentialité de vos renseignements personnels en utilisant les moyens appropriés au contexte juridique et à la sensibilité, à la finalité et à la quantité des renseignements personnels collectés. Les moyens utilisés comprennent notamment :
ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Vous pouvez, en tout temps, soumettre une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels pour avoir accès à vos renseignements personnels et ainsi vérifier leur exactitude ou pour obtenir des informations concernant la collecte, l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels.
Dans le cas où vos renseignements personnels seraient erronés ou incomplets, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assurera que les modifications et les correctifs seront apportés.
DROIT À LA PORTABILITÉ
Vous pouvez également demander au Barreau de Laurentides-Lanaudière si nous détenons des renseignements personnels vous concernant et nous en demander une copie. Si ces renseignements personnels sont en notre possession sous une forme informatisée, nous nous engageons à vous en transmettre une copie informatisée.
CONTESTATION OU PLAINTE
Vous pouvez contester l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels ou porter toute autre plainte concernant notre Politique ou nos procédures internes. Pour ce faire, nous vous invitons à contacter notre responsable de la protection des renseignements personnels.
RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Pour tout commentaire ou toute question concernant l’application de la Politique ainsi que les procédures mises en place, toute demande d’accès, de modification ou de suppression de vos renseignements personnels ou toute plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels Me Jean-Philippe Desabrais, avocat. Voici ses coordonnées pour le joindre :
Adresse courriel : batonnier@barreaudelaurentideslanaudiere.qc.ca
C’est avec plaisir que nous répondrons à toute question et nous traiterons votre demande dans les plus brefs délais. En cas de plainte, nous prendrons les mesures nécessaires pour remédier à tout défaut et assurer le respect de la protection de vos renseignements personnels.
NOTIFICATION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
En cas d’incident de confidentialité, c’est-à-dire l’accès, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels non autorisée, la perte d’un renseignement personnel ou tout autre atteinte à la protection des renseignements personnels, le Barreau de Laurentides-Lanaudière prendra les mesures raisonnables pour réduire le risque qu’un préjudice ne soit causé et pour éviter qu’une telle situation se produise à nouveau. Le Barreau de Laurentides-Lanaudière consignera l’incident dans le registre des incidents de confidentialité exigé par la loi.
Le Barreau de Laurentides-Lanaudière évaluera chaque fois si l’incident de confidentialité a mené ou est susceptible de mener à un risque de préjudice sérieux pour la personne visée et le cas échéant, en avisera la Commission d’accès à l’information, elle qui est chargée de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.
MODIFICATION DE LA POLITIQUE
La Politique peut être modifiée et mise à jour sans préavis, à la seule discrétion du Barreau de Laurentides-Lanaudière afin de se conformer aux exigences des différentes lois en matière de protection des renseignements personnels et de la vie privée. Lorsque des modifications seront apportées à la Politique, une nouvelle version sera disponible sur notre site web et cette nouvelle Politique sera celle en vigueur qui régira dès lors la protection de vos renseignements personnels.